Arbeiten von zuhause hat viele Vorteile, aber es erfordert auch Disziplin, um wirklich produktiv zu sein. Ohne klare Strukturen und Selbstkontrolle kann es leicht sein, sich ablenken zu lassen. Deshalb sind ein fester Zeitplan, eine gute Organisation und ein sauberer Arbeitsplatz entscheidend, um effektiv zu arbeiten. Nachfolgend einige Tipps mit denen die Produktivität im Homeoffice gesteigert werden kann.
Einen festen Zeitplan erarbeiten
Das Homeoffice spart Arbeitnehmern jede Menge Zeit, schließlich entfällt der Weg zur Arbeit und zurück. So kann je nach Entfernung zur Arbeitsstelle schnell eine ganze Stunde am Tag eingespart werden.
Da ist es natürlich verführerisch, an Homeoffice-Tagen diese Stunde länger zu schlafen oder früher in den Feierabend zu gehen. Doch dies ist in manchen Fällen eine trügerische Option, denn gerade für nicht dauerhaft im Homeoffice Arbeitende kann so schnell der eingespielte Arbeitsrhythmus aus dem Tritt geraten.
Ein fester Zeitplan ist hier hilfreich, bietet er doch für einen selbst Struktur. Dieser kann bei Bedarf auch mit den Kollegen geteilt werden, damit diese wissen, wann sie am besten zu erreichen sind.
Ruhepausen nicht vergessen
Das führt direkt zum nächsten Punkt, dem Einhalten von Pausen. Damit sind nicht die langen Pausen gemeint, welche einem Arbeitnehmer sowieso zustehen, sondern vor allem die kleinen Ablenkungen während der Arbeit, die dabei helfen, die Konzentration aufrecht zu halten.
Im Büro sind das die Gespräche mit Kollegen oder der kurze Kaffee zwischendurch. Zuhause werden diese Pausen häufig vergessen. Ein kurzer Anruf bei einem Kollegen hilft nicht nur dabei den Fokus zu behalten, es erlaubt auch sich trotz der räumlichen Distanz mit dem Team auszutauschen. Alternativen sind draußen kurz frische Luft zu schnappen, sich ein wenig zu bewegen oder einfach etwas entspannen. Hauptsache das Gehirn kann sich eine Auszeit von der Arbeit gönnen.
Die Kommunikation zum Team halten
Wie bereits erwähnt fehlt während des Homeoffice der normale Kontakt mit den Kollegen. Das betrifft nicht nur den Flurfunk, sondern ebenso den reguläre Face-to-Face Kontakt. Das kann unter Umständen zu einem verringertem Teamgefühl und in extremen Fällen sogar zur Vereinsamung führen.
Um dieses Defizit auszugleichen ist es nötig die Kommunikation zum Team zu halten, sei es durch Videokonferenzen, Chatprogramme oder Anrufe. Das mag wie eine leichte, selbstverständliche Sache klingen, doch die Bedeutung für das Wohlbefinden während der Arbeit lässt sich nicht zu stark betonen. Eine Umfrage des TÜV ergab, dass sich 30 Prozent der Arbeitnehmer oft allein und isoliert fühlen.
Gerade introvertierten Menschen fällt es oft schwer über Chatprogramme eine Unterhaltung zu starten. Diese sollten sich aber umso mehr dazu überwinden, denn Einsamkeit trifft sie öfter als den Durchschnitt.
Die Zero Inbox-Methode
Der Austausch im Homeoffice läuft in vielen Fällen stärker über Mail und Chat als der klassische Büroalltag. In selbst bei diesem entfällt oft ein signifikanter Anteil der Arbeitszeit auf das Beantworten von E-Mails.
Die Zero-Inbox-Methode kann dabei helfen, die Selbstorganisation zu verbessern. Oft wird diese Methode so verstanden, dass der Posteingang völlig leer sein muss und jede Mail direkt beantwortet wird.
Allerdings kann, dass den gegenteiligen Effekt auslösen. Wer ständig arbeiten unterbrechen muss, um sich um den banalsten Schriftverkehr zu kümmern, ist eher gestresst und unproduktiv.
Es sollte eher darum gehen die eigene Einstellung zum Postfach zu überdenken. Hier werden Mails erst einmal kategorisiert und in Ordner gesteckt. Das geht in der Regel recht schnell und der Arbeitsfluss wird nicht ständig gestört.
Eine eingehende E-Mail wird dabei erst einmal kurz gesichtet. Anschließend wird, je nach Mail entschieden, in welchen Ordner sie gesteckt wird. Ist es nicht eilig und dauert die Beantwortung länger? Dann ist es kein Problem, diese in einen „Zu bearbeiten“-Ordner zu stecken und später zu bearbeiten. Durch die Sortierung ist aber ein erster Schritt getan und nun kann sich wieder auf die eigentliche Arbeit konzentriert werden.
Oft wird dabei mindestens diese Ordnerstruktur empfohlen:
- Zu bearbeiten: E-Mails deren Bearbeitung noch aussteht
- Weitergeleitet: Diese E-Mail wurde zur Bearbeitung an einen Kollegen weitergeleitet
- Archiviert: E-Mails, welche bereits bearbeitet wurden oder nicht bearbeitet werden müssen
Am Ende des Arbeitstages sollten zwischen 10 und 20 Minuten reserviert werden, um die Mails, die keine hohe Priorität hatten zu beantworten.
Zur Wahrheit gehört aber auch, dass diese Strukturen nur eine Handreichung seien können. In manchen Berufen ist es vielleicht notwendig, diese Ordner noch weiter zu untergliedern oder andere anzulegen.
Ordnung im Homeoffice
Nicht nur beim Posteingang sollte auf Ordnung gesetzt werden. Das eigene Arbeitsumfeld sollte ebenfalls aufgeräumt sein. Im Büro ist die Hemmschwelle für Unordnung deutlich höher als im Homeoffice, immerhin sehen die Kollegen ja den eigenen Arbeitsplatz. Zuhause können sich dagegen schnell Papiere stapeln oder mehrere Tassen auf dem Schreibtisch herumstehen.
Das kann fatal sein, denn ein unordentlicher Arbeitsplatz hat negative Auswirkungen auf unsere Psyche. Auch hier bewährt sich eine Herangehensweise wie im Postfach, erst einmal sortieren. Die leere Kaffeetasse muss nicht direkt gespült werden, aber sie kann zumindest schon einmal in die Küche gebracht werden. Die Dokumente müssen nicht direkt richtig abgeheftet werden, aber sie sollten auf eine Ablage gelegt werden.
Auf ergonomische Ausstattung setzen
Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf einen ergonomischen Arbeitsplatz, denn einige Gesundheitsprobleme, etwa den Rücken oder den Karpaltunnel betreffend, lassen sich so verhindern.
Wer länger im Homeoffice arbeitet, der sollte deshalb auf folgende Punkte achten:
- Ein Schreibtischstuhl mit verstellbarer Rückenlehne und Lordosenstütze
- Ein höhenverstellbarer Schreibtisch
- Stützkissen für Tastatur und Maus
- Die Ausrichtung des Monitors auf Kopfhöhe
Es lohnt sich, sich vor einer Anschaffung ob der Arbeitgeber einen Teil der Kosten übernimmt oder ob es Möglichkeiten gibt, die Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Die Anschaffung beispielsweise eines Bürostuhls, kann bei der Steuererklärung unter den Werbungskosten abgesetzt werden.
Passende Kleidung wählen
Der Pyjama ist einfach ein bequem. Einen im Büroalltag zu tragen ist allerdings unvorstellbar, bricht er doch die gängigen Kleidungsnormen und ist selbst für den Casual Friday zu informell.
Nur wer soll sich im Homeoffice daran stören? Die Hemmschwelle ist niedrig, zuhause das Thema Kleidung lockerer anzugehen. Gerade während der Pandemie war das Netz voll von Videos, bei denen die Arbeitnehmer bei Videokonferenzen mit teils wortwörtlich heruntergelassener Hose erwischt worden sind.
Aber es gibt gute Gründe sich außerhalb von unerwarteten Videokonferenzen vernünftig anzuziehen. Kleidung hat nämlich Auswirkungen darauf, wie wir uns selbst wahrnehmen und sogar auf die Produktivität. Insbesondere bei formeller Kleidung ist diese These durch einige Studien belegt, etwa durch Forschungen der renommierten Columbia University. Kleider machen also wirklich Leute.
Wer sich lethargisch aus dem Bett hievt und danach ohne Katzenwäsche oder umziehen zum Computer geht, der ist gedanklich wahrscheinlich noch im Bett. Das Zurechtmachen dient damit auch dazu, sich mental auf den Arbeitstag vorzubereiten.
Berufliches und Privates trennen
Nicht jeder hat die Möglichkeit einen eigenen Büroraum zuhause einzurichten. Bei vielen befindet sich der Arbeitsplatz in einem Raum, der auch in der Freizeit genutzt wird. Dadurch verschwimmen die Grenzen zwischen Beruflichem und Privatem.
Das kann dazu führen, dass selbst nach Feierabend nicht richtig abgeschaltet wird. Die Folgen können gravierend sein. Noch unerledigte Aufgaben führen zu Stress, aber während der Präsenzarbeiter die Arbeit wortwörtlich hinter sich lässt, fehlt diese Möglichkeit beim Homeoffice.
Wer seinen Computer privat und geschäftlich nutzt, der bekommt selbst im Urlaub Benachrichtigungen über Mails angezeigt. Der Drang ist groß sich selbst in der Freizeit mit der Arbeit zu beschäftigen, es könnte ja etwas Wichtiges sein.
Daher sollte Privates und Berufliches so gut wie möglich getrennt werden. Der Computer kann beispielsweise mit zwei Benutzerprofilen ausgestattet werden. Falls von einem Laptop aus gearbeitet wird, sollte dieser nach der Arbeitszeit wegepackt werden.
Ebenso spielt die Einrichtung hier eine wichtige Rolle. Es sollte etwa vermieden werden, von Entspannungsbereichen wie dem Sofa einen Blick auf den Arbeitsplatz zu haben.
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